اصلاح داده نیاز اساسی شرکت‌های رو به رشد

بنا بر اعلام انجمن مدیریت اطلاعات و تصاویر (AIIM)،اصلاح داده که سازماندهی و دور ریختن مکرر اطلاعات است، عملی ضروری برای چرخه حیات اطلاعات است. افزایش داده‌های فاقد ساختار به ناچار باعث ایجاد ضعف‌های امنیتی، عدم انطباق اطلاعات و افزایش هزینه ذخیره سازی می‌شود و بر کارهای روزمره هم تاثیر می‌گذارد.

کسب‌وکارهای صنعتی می‌دانند که با بروز و تمیز نگه‌داشتن پایگاه‌های داده می‌توانند این مشکلات را کاهش دهند یا حتی از گزند آن‌ها کاملاً در امان بمانند. این کار از طریق اصلاح داده‌ها انجام می‌گیرد که باید هسته اصلی مدیریت داده‌های یک سازمان باشد.

ما در این مقاله تصویری کلی از روند اصلاح، مزایای متعدد و مراحل مختلف آن را ترسیم می‌کنیم. در ادامه بخوانید تا بدانید چگونه شرکت‌ها از کاهش اضافه‌بار داده برای بهبود گردش کار خود استفاده می‌کنند.

اصلاح داده چیست؟

اصلاح داده عبارت از مجموعه اقداماتی است که برای تصحیح خطاهایی که در طول جمع‌آوری اطلاعات و پس از آن به وجود می‌آيند انجام می‌شود. تیم‌های امنیتی مسئول سازماندهی مجدد، پاکسازی، انتقال، بایگانی و حذف داده‌ها برای اطمینان از ذخیره‌سازی بهینه و حذف مشکلات کیفی داده‌ها هستند.

به عبارت دیگر، هدف اصلی اصلاح، مدیریت داده‌های فاقد ساختار با کاهش داده‌های اضافی، منسوخ و پیش‌پا افتاده است که به عنوان داده‌های تاریک و آلوده شناخته می‌شوند.

چه زمانی نیاز به اصلاح است؟

برای اینکه مطمئن شوید که داده‌های سازمان شما به صورت مداوم بروز و ایمن می‌شوند و با مقررات هماهنگ هستند باید اصلاح داده را به صورت منظم انجام دهید. با این حال، مواقعی وجود دارد که اصلاح داده برای جلوگیری از نفوذ امنیتی یا عواقب قانونی اجباری است:

تغییر در قوانین و سیاست‌های خارجی یا داخلی: همانطور که احتمالاً می‌دانید، سیاست‌های حفظ حریم خصوصی داده‌ها به طور مداوم در سراسر جهان در حال تغییر هستند. علاوه بر این، مدیران ارشد یک شرکت می‌توانند سیاست‌های داخلی جدیدی را اعمال کنند که در هر دوی این شرایط، لازم است که در سمت امن باقی بمانید و داده‌های خود را اصلاح کنید تا از مطابقت قانونی و مقرراتی اطمینان حاصل کنید.

تغییر در شرایط کسب‌وکار: تغییرات نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری می‌تواند بر داده‌های یک شرکت تأثیر بگذارد. علاوه بر این، باید داده‌های جدید حاصل از ادغام و تغییر مالکیت را بررسی کنید. در این مورد، برای بررسی تهدیدهای امنیتی و محافظت در برابر نقض‌های احتمالی، به اصلاح داده‌ها نیاز دارید.

خطاهای انسانی: در محیط کار حتماً حوادث و خطاهایی رخ می‌دهد. هنگامی که خطاها کشف می‌شوند، باید برای ارزیابی یکپارچگی و امنیت داده‌ها، اصلاح داده‌ها را انجام دهید. این به شما کمک می‌کند تا وسعت این حوادث و چگونگی کاهش هرگونه مشکل کیفیت داده ناشی از آن را درک کنید.

چرا اصلاح داده اهمیت دارد؟

اصلاح داده‌ها مزایای متعددی را برای فعالیت‌های تجاری فراهم می‌کند، از جمله:

بهبود امنیت داده‌ها و کاهش خطرات: داده‌ها بعد از اصلاح به صورت ایمن ذخیره یا حذف می‌شوند. علاوه بر این، داده‌های فاقد ساختار طبقه‌بندی و ایمن می‌شوند و به طور چشمگیری خطر از دست دادن داده‌ها، نفوذها و حملات سایبری را کاهش می‌دهند.

اطمینان از انطباق با مقررات: فرایند اصلاح مکرر داده‌ها می‌تواند یک شرکت را بروز نگه دارد و آن را با آخرین تغییرات در قوانین و مقررات بین‌المللی داده هماهنگ سازد.

کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی: اصلاح داده‌ها حجم داده‌ها را به حداقل می‌رساند که متعاقباً هزینه‌های ذخیره‌سازی را کاهش می‌دهد.

افزایش عملکرد: پس از سازماندهی پایگاه داده‌های شما، کارمندان زمان کمتری را صرف مدیریت و جستجو در داده‌ها می‌کنند که بهره‌وری را افزایش می‌دهد همچنین از این طریق هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد.

به یاد داشته باشید که با وجود این مزایا، اصلاح به تنهایی نمی‌تواند از داده‌های شما محافظت کند.

مدیر محصول ارشد شرکت NAKIVO، یکی از شرکت‌های پیشرو در زمینه حفاظت و بازیابی داده می‌گوید: «در دنیای داده‌محور امروز حملات سطح بالایی مانند باج‌افزارها و فیشینگ شرکت‌ها را در خطر از دست دادن اطلاعات یا کل کسب‌وکار قرار می‌دهند. به همین خاطر شرکت‌ها برای اطمینان از بقا و ایمن بودن خود به یک فرایند موثر برای اصلاح داده و پشتیبان‌گیری نیاز دارند.»

چگونه برای اصلاح داده آماده شویم

قدم‌هایی وجود دارند که شما قبل از شروع اصلاح داده نیاز است تا بردارید:

• ساخت یک تیم اصلاح داده برای بر عهده گرفتن مسولیت‌ها و نقش‌ها.
• توسعه سیاست‌های مدیریت داده و مطمئن شدن از آن‌ که در سراسر سازمان اجرا می‌شوند.
• شناسایی نقاط داراری اولویت که نیاز به توجه ویژه دارند.
• تخصیص منابع و بودجه مورد نیاز بر اساس هزینه‌های نیروی‌کار.
• تعیین انتظارات و اهداف، برای درک مشکلاتی که ممکن است با آن‌ها مواجه شوید و نحوه برطرف کردن آن.
• نظارت بر بهبود اوضاع و تهیه گزارش­ برای اطمینان از محقق شدن اهداف اصلاح داده.

مراحل فرایند اصلاح داده

انجام اصلاح داده‌ها آسان‌ترین راه موجود نیست ولی با انجام مراحل زیر شما می‌توانید از داشتن بهترین نتیجه اطمینان حاصل کنید.

قدم اول: ارزیابی داده‌ها

برای آغاز اصلاح داده، شما نخست باید اطلاعات کاملی را که در سازمان خود دارید به دست آورید؛ زیرا این امر به شما کمک می‌کند تا داده‌های مهم، اندازه و مکان‌های ذخیره‌سازی را شناسایی کنید. علاوه بر این، می‌توانید از مقدار داده‌های فاقد ساختار آگاه شوید، که به شما امکان می‌دهد یک هدف اولیه برای پاکسازی و سازماندهی داده‌ها تعیین کنید.

قدم دوم: طبقه‌بندی اطلاعات موجود

حالا که می‌دانید چقدر داده دارید باید آن‌ها را بر اساس کارایی و اهمیت جدا کنید.

1- داده‌هایی که می‌توان با خیال راحت و بدون ایجاد مانع در فعالیت‌های تجاری روزمره حذف کرد شامل موارد زیر هستند:

• داده های اضافی، منسوخ و پیش پا افتاده.
• داده‌های تاریک که مدت زیادی است از آن‌ها استفاده نمی‌کنید.
• داده‌های آلوده که تکراری، نادرست یا قدیمی هستند.

2- داده‌های معمولی که به راحتی در دسترس است و بسیاری از کاربران در فرایندهای روزانه از آن‌ها استفاده می‌کنند.

3- داده‌های حساسی که به اقدامات امنیتی قوی و حفاظت نیاز دارند.

قدم سوم: اجرای سیاست‌های مدیریت داده

مرحله بعدی اجرای فرایندهای داخلی است که در مرحله آماده‌سازی تدوین کرده‌اید. به طور طبیعی، انواع مختلف داده‌ها به سیاست‌ها، استراتژی‌های مدیریتی و رویکردهای اصلاحی متفاوتی نیاز دارند.

قدم چهارم: انتخاب روش‌های مناسب برای اصلاح داده‌ها

شما می‌توانید بر اساس تمام اطلاعاتی که تاکنون جمع‌آوری کرده‌اید، پیش بروید و تکنیک اصلاحی را که برای هر نوع داده مناسب‌تر است انتخاب کنید. متداول‌ترین روش‌ها عبارتند از تغییر، حذف، مرتب کردن، تغییر مکان و پاکسازی داده‌ها.

قدم پنجم: ارزیابی فرایند و تولید گزارش

مرحله نهایی بازبینی فرایند اصلاح داده و ارزیابی نتایج است. این کار می‌تواند برای تهیه گزارش‌ها و استفاده از آن‌ها به عنوان پایه اصلاحات بعدی مفید باشد.

موارد استفاده کاربردی از اصلاح داده

ثابت شده است که اصلاح داده‌ها بخش بسیار ارزشمندی از مدیریت داده‌ها برای همه سازمان‌ها صرف نظر از نوع صنعتشان است. در زیر می‌توانید چند نمونه از موارد کاربرد عملی را مشاهده کنید.

مدیریت داده‌های کارمندان

وقتی که کارمندی از سازمان شما می‌رود، شما باید مطمئن شوید که داده‌ای برده نمی‌شود یا از دست نمی‌رود، اینجا اصلاح داده وارد بازی می‌شود؛ این کار به شما امکان می‌دهد تا برای تضمین محرمانه ماندن و محافظت از اطلاعات حساس، داده‌های شرکت را در دستگاه کارمند بررسی و از آن حذف کنید.

مدیریت داده‌های مالی

نهاد‌های مالی مانند بانک مقدار قابل توجهی از اطلاعات را به صورت روزانه دریافت می‌کنند. ابزار‌های رایج نیز از پس این سرریز داده بر نمی‌آیند و این سازمان‌ها با مقادیر بی‌شماری اطلاعات بی‌فایده باقی می‌مانند.

اصلاح مکرر داده به به بانک‌ها این امکان را می‌دهد تا داده‌های ورودی خود را مدیریت کنند و داده‌های اضافی را حذف نمایند.

مدیریت داده‌های مراقبت‌های بهداشتی

ناگفته نماند که داده‌های بالینی بسیار مهم هستند زیرا به سازمان‌های مشغول در زمینه‌ی مراقبت‌های بهداشتی اجازه می‌دهد خدمات خود را بهبود بخشند. موسسات با حجم قابل توجهی از داده‌های جمع‌آوری شده، در واقع با مقادیر زیادی از داده‌های فاقد ساختار روبرو هستند.

اصلاح داده‌ها به بیمارستان‌ها و کلینیک‌ها امکان می‌دهد اطلاعات خود را برای ارائه راه حل‌های بهتر به بیماران سازماندهی کنند.

یک اقدام ضروری برای مدیریت داده

اصلاح داده به خاطر مزایایی که دارد یک بخش ضروری از مدیریت پایه به شمار می‌آید. با یک استراتژی مناسب می‌توان داده‌های فاقد ساختار را مدیریت نمود، ریسک‌های امنیتی را کاهش داد، با مقررات هماهنگ بود و در نهایت هزینه‌های عملیاتی را کاهش داد.

شرکت‌های مشغول در صنایع مختلف، برای ارتقاء فعالیت‌های روزانه‌ی‌ خود و جلوگیری از سرریز داده‌ها و پیامدهای زیان‌بار آن، به اصلاح داده‌ها متکی هستند.